Voorraden beheren in TOPdesk asset management
Peter van Elsacker

Peter van Elsacker

ITSM Tooling Consultant

Beheren van voorraden in TOPdesk assetmanagement

Een onderdeel van een zorgvuldig ingericht asset management is het beheren van voorraden. Voorraden kunnen gebruikt worden om de doorlooptijd van processen te verkorten. Een voorbeeld hiervan is het uitleveren van hardware aan een nieuwe medewerker. In de aangeboden oplossing kan met standaard TOPdesk functionaliteit simpel en proactief inzicht worden verkregen in de grootte van verschillende voorraden.

Snel inzicht – De noodzakelijke informatie is snel op te vragen

Voorraden worden als asset opgevoerd. Op deze voorraadkaart zijn de noodzakelijke gegevens vastgelegd. Er kan vervolgens worden gekozen om per assettype (laptop, tablet, mobiele telefonie etc.) een aparte voorraad vast te leggen. Indien dit niet volstaat kan er een verdiepingsslag worden gemaakt, bijvoorbeeld om over aparte voorraden te beschikken voor verschillende typen laptops.

Overzicht actieve voorraden
Overzicht actieve voorraden
De informatie van een voorraad wordt periodiek automatisch bijgewerkt
De informatie van een voorraad wordt periodiek automatisch bijgewerkt

Proactief beheer – Ontvang informatie als de voorraad te laag is

Wanneer de grootte van een voorraad onder de minimaal vereiste voorraad komt, wil een beheerder hier zo snel mogelijk op kunnen acteren. TOPdesk controleert daarom periodiek of de voorraad van een specifiek asset nog voldoet aan de minimale voorraad. Indien dit niet het geval is zal de beheerder van de betreffende voorraad een e-mail ontvangen met daarin de informatie over deze voorraad.

Een automatische mail van TOPdesk bij een te lage voorraad
Een automatische mail van TOPdesk bij een te lage voorraad

Hou het simpel – Maak gebruik van standaard TOPdesk functionaliteit

Bij het implementeren van oplossingen is het belangrijk om zoveel mogelijk gebruik te maken van standaard TOPdesk functionaliteit. De oplossing zoals deze wordt voorgesteld voldoet hier aan. Het registreren van voorraden gebeurt met behulp van de module Asset Management en het proactief beheren van de voorraden vindt plaats met behulp van actiereeksen. Hierdoor zal de voorgestelde oplossing bij een update van de applicatie niet aangepast hoeven te worden.

Randvoorwaarde

Om deze oplossing te kunnen realiseren dienen daarnaast de volgende randvoorwaarden vervuld te zijn:

– TOPdesk draait op SaaS of On Premise met de Virtual Appliance. Indien TOPdesk op Classic On Premise draait is nadere afstemming noodzakelijk om vast te kunnen stellen of deze oplossing mogelijk is.

– De applicatiebeheerder heeft (basale) kennis van actiereeksen. Uiteraard wordt deze oplossing met de noodzakelijke documentatie geleverd, maar voor het toevoegen van nieuwe voorraden is enige kennis van actiereeksen gewenst.

Meer weten? Of heb je hulp nodig bij het inrichten van jouw asset management? Neem contact met ons op!