Door Rik Maaskant

Door Rik Maaskant

Agile Consultant

Is Kanban het nieuwe Scrum?

Scrum schijnt zijn hoogtijdagen gehad te hebben is te lezen op verschillende blogs. Kanban lijkt de rijzende ster te zijn voor organisaties die Agile willen werken. Maar is dat terecht? Is Kanban daadwerkelijk beter dan Scrum? Het antwoord op die vraag is geheel afhankelijk van de context. Slippers zijn geweldig voor in de zomer. Uggs kan je beter bewaren voor de winter. Hetzelfde geldt voor Kanban en Scrum.

De context en de aard van de werkzaamheden bepalen welke methode het beste bij het team past. Een Agilist zal zich niet zomaar laten voorschrijven wat het antwoord moet zijn op de bovenstaande vraag. Empirisme,  ondernemerschap en experimenteren zijn namelijk belangrijke waarden voor de Agilist. Een team dat echt Agile wil zijn zal niet gelijk in zee gaan met de eerste methode die voorbij komt. Het zal namelijk experimenteren met allerlei ideeën om te ontdekken wat het beste voor het team werkt. Scrum en Kanban zijn geen vijanden, maar ideeën waar ieder team mee kan experimenteren.

Een consultant van Joost-IT begeleidt een ICT team dat na een Scrum experiment tot de conclusie kwam dat de Scrum schoen niet lekker zat. De onvoorspelbare aard van incidenten en serviceverzoeken leenden zich niet voor de Sprint Planning en het opleveren van een “potentially shippable product” na iedere iteratie. Past Kanban beter bij het team? Misschien. Het team verkent op dit moment hoe Kanban kan helpen om efficiënt samen te werken.

Maar wat is Kanban?

Kanban is een strategie om je werkproces te visualiseren, beheren en te optimaliseren. De werkwijze komt uit de auto-industrie. Taiichi Ohno, de mastermind achter Kanban, ontwikkelde de methode om zo efficiënt mogelijk auto’s te produceren. Later zou hij bekend worden als de vader van het Toyota Productie Systeem. Omdat er binnen organisaties steeds meer aandacht komt voor Agile (flexibiliteit) en Lean (efficiëntie) wordt Kanban nu ook in andere sectoren toegepast zoals IT, HR, sales en marketing. Dit artikel bevat een korte beschrijving van 3 belangrijke principes van Kanban. Het artikel sluit af met een evaluatie in welke context Kanban het beste tot zijn recht komt.

De 3 Kanban Principes

Kanban is een strategie om werk- en bedrijfsprocessen in kaart te brengen, te veranderen en geleidelijk te verbeteren. Kanban kent 3 belangrijke principes:

  1. Visualiseren: Het visualiseren van al het werk dat verricht moet worden.
  2. Work-in-Progress Limiet: Door de hoeveelheid onderhanden werk te beperken wordt de doorlooptijd zo kort mogelijk gemaakt.
  3. Optimaliseer flow: Het proces moet continue geoptimaliseerd worden door het constateren en oplossen van knelpunten.

Kanban Principe 1: Visualiseren

KanbanHet woord Kanban komt uit het Japans en kan letter vertaald worden met “visueel bord”. De eerste stap in de Kanban strategie is dus het visualiseren van je werkvoorraad en de workflow op een bord. De meest simpele workflow bestaat uit de kolommen: To do, Doing en Done. De kolommen kunnen afgestemd worden op de bedrijfsprocessen waar het bord voor gebruikt wordt. Bij softwareontwikkeling wordt het bord vaak ingedeeld in de kolommen: Backlog, To do, Coderen, Testen, Accepteren en Done. De inrichting van je Kanban bord is dus helemaal afhankelijk van wat je ermee gaat doen.

Kanban als werkwijze heeft in tegenstelling tot Scrum maar weinig harde regels die gevolgd moeten worden. Kanban laat de invulling van het bord geheel vrij, zolang er binnen het team maar duidelijke afspraken gemaakt worden hoe er samen gewerkt gaat worden. Kanban wordt in de praktijk vaak gecombineerd met een dagelijkse stand up om gezamenlijk het bord door te nemen.

Kanban Principe 2: Work-in-Progress Limiet

De telefoon gaat, een bulk e-mails roept om een antwoord en de manager staat aan je bureau of je het laatste incident op wil lossen. In veel organisaties zie je dat medewerkers te veel ballen in de lucht proberen te houden, waardoor concreet resultaat uit blijft. Alles lijkt even belangrijk, maar niets komt af. Kanban staat hier lijnrecht tegenover door het gebruik van een Work-in-Progress (WIP) limiet. Een WIP limiet is een begrenzing op het aantal taken dat een team op kan pakken. Wanneer de WIP limiet bereikt is moet er eerst een taak afgerond worden voordat er weer een nieuwe opgepakt wordt. Op deze manier waarborg je als team dat taken ook daadwerkelijk afgerond worden. “Stop starting, start finishing” is volgens Kanban de sleutel tot concrete resultaten.

Stop starting, start finishing.

Kanban Principe 3: Optimaliseer Flow

Na het visualiseren van het Kanban bord en het invoeren van een WIP limiet kan de flow van het werk geoptimaliseerd worden. Je hebt een goede flow in het werk wanneer taken vloeiend door het proces “stromen”. Een consequente flow van werk is essentieel om sneller en betrouwbaarder waarde te leveren aan de klant, je team en de organisatie. Doordat de werkvoorraad en het werkproces gevisualiseerd wordt is het snel duidelijk waar eventuele knelpunten zitten in het proces. Kanban helpt bij het identificeren van dit soort knelpunten, zodat er actie ondernomen kan worden om de flow verder te optimaliseren. Een goede flow meet je af aan de doorlooptijd en levertijd. Hoe korter de doorlooptijd, hoe beter de flow.

Evaluatie van Kanban

Maar is Kanban nu het nieuwe Scrum? Zoals de inleiding al suggereerde is het geheel afhankelijk van de context en (de werkzaamheden van) het team. Een betere vraag zou dus zijn: In welke context komt Kanban het beste tot zijn recht?Kanban komt het best tot zijn recht wanneer:

Werk zeer onvoorspelbaar is

Scrum legt veel nadruk op planning. Iedere sprint begint met een sprint planning en eindigt een sprint retrospective. Scrum heeft daarnaast veel meetings met als doel om de werkzaamheden op elkaar af te stemmen, prioriteiten te bepalen en te leren van vorige sprints. Kanban staat open voor het doorvoeren van veranderingen on-the-go. Als het gaat over planning is Kanban minder rigide dan Scrum en kan er dagelijks werk toegevoegd, gewijzigd of verwijderd worden. Wanneer een team veel werkzaamheden verricht die moeilijk planbaar zijn (zoals incidenten/serviceverzoeken) kan Kanban dus een uitkomst zijn.

Een team aan meerdere projecten werkt

Voor teams die aan meerdere projecten tegelijkertijd werken is Kanban een goede keuze. Een team dat werkt aan verschillende projecten heeft te maken met meerdere prioriteiten die soms in strijd zijn met elkaar. Door Kanban’s flexibele en visuele aanpak kunnen de verschillende werkzaamheden eenvoudig worden beheerd en geprioriteerd. Door per project een horizontale baan (swimminglane) te creëren op het Kanban bord krijg je in een oog op slag een overzicht van de huidige stand van zaken van de belangrijkste werkzaamheden.

Prioriteiten vaak wijzigen

Kanban is zeer goed bruikbaar wanneer prioriteiten veel en vaak wijzigen. Sommige teams werken in organisaties waarin prioriteiten sneller wijzigen dan de duur van een normale sprint. Binnen het Scrum framework is het niet toegestaan om werk toe te voegen wanneer een sprint eenmaal begonnen is. Scrum waarborgt daarmee de focus op het realiseren van businesswaarde, maar het biedt niet de flexibiliteit van Kanban. Werk kan ten alle tijden toegevoegd worden aan het Kanban bord en stelt een team daardoor in staat om sneller te reageren op veranderingen en gewijzigde prioriteiten.