In mijn vorige artikel kon je al lezen dat de meerderheid van de teams die Agile werken, dit verspreid over meerdere locaties doen. In de meeste van deze gevallen is het development team gescheiden van ‘de business’ en werken ze in het buitenland. Een van de grootste uitdagingen die ik heb ervaren bij het werken op afstand is de aansluiting van het development-team en de business in te stand houden. Want hoe zorg je ervoor dat je team zelfstandig de juiste keuze kan blijven maken wanneer het niet meer omringt is door alle stakeholders? En hoe hou je als stakeholder je betrokkenheid bij het team zodat je nog steeds krijgt wat je nodig hebt?

Hieronder ga ik dieper in op enkele onderwerpen die wat mij betreft een belangrijke basis vormen om deze betrokkenheid in stand te houden: het contact behouden en zorgen voor transparantie.

Contactmomenten

De gekozen werkwijze zorgt ervoor dat de noodzakelijke overleggen al zijn ingepland. Denk in het geval van Scrum bijvoorbeeld aan de ceremonies zoals beschreven in de Scrum Guide. Deze beperken vaak de noodzaak voor ander inhoudelijk overleg. Daarentegen gaan de informele contactmomenten uit een fysieke werkomgeving verloren bij het werken op afstand. Zoals de gesprekken tijdens de lunch of bij de koffieautomaat, terwijl deze juist belangrijk zijn voor het onderhouden van de werkrelatie en de betrokkenheid. Plan daarom extra contactmomenten met een meer informele sfeer. Zo kun je eens per week een gezamenlijke virtuele lunch organiseren of een virtueel koffiemomentje plannen. Het is de uitdaging om hier ook daadwerkelijk aan deel te nemen in plaats van het ‘gewone’ werk voorrang te geven. Het afzeggen van een overleg gaat in mijn ervaring ook gemakkelijker wanneer je elkaar een tijd niet meer hebt gezien. Je richt je meer op je eigen werkzaamheden en verliest, waarschijnlijk ongemerkt, de interesse in het werk van de ander. Probeer elkaar hierin te motiveren om de betrokkenheid te vergroten. Daarnaast kan je een collega natuurlijk ook altijd nog ongepland even bellen!

Transparantie

Het is belangrijk om te laten zien waar je aan werkt en wat je oplevert. Dit geldt voor zowel de mensen in het team als voor de stakeholders. Voor de mensen in het team spreekt dit voor zich. Zij hebben nog steeds de feedback van klanten of stakeholders nodig om hun aannames te valideren en bij te sturen, indien nodig. Dit is niet eenvoudig zonder de fysieke aanwezigheid van het team in de omgeving waarbinnen het product wordt gebruikt. Daarom moet er meer worden gedaan dan het organiseren van de reguliere demo’s/reviews als contactmomenten met de stakeholders. Bijna alle organisaties hebben wel een intranet of een ander communicatiemiddel waarmee informatie kan worden gedeeld met de overige collega’s. Maak hier dan ook gebruik van! Deel de feedback die je net hebt gekregen van een bezoek aan een klant. Of laat alvast een korte opname of screenshots zien van de functionaliteit waar je aan werkt. Daarnaast is een goed geordende en transparante backlog ook belangrijk. Dat is op zich niets nieuws, maar hoeveel stakeholders hebben daadwerkelijk toegang tot het systeem waarin deze backlog staat? En als ze deze toegang al hebben, hoe vaak bekijken ze de backlog dan daadwerkelijk? Waarschijnlijk is er op dit vlak nog wel wat winst te behalen.

Mijn persoonlijke voorkeur gaat nog steeds uit naar het werken vanaf dezelfde fysieke locatie voor de hele organisatie. Echter, door het creëren van extra contactmomenten en transparantie vanuit zowel het development team als de business, kan het Agile werken op afstand een succes worden en als goed alternatief dienen voor een fysieke samenwerking.