Door Sanne Duijndam

Groepen bezoekers aanmelden via het Selfserviceportaal

Via TOPdesk kan je bezoekers aanmelden. Een handige functie zodat jouw bezoek door de receptie of Front Office gastvrij kan worden ontvangen. De standaard functionaliteit in TOPdesk maakt het mogelijk om één bezoeker per keer aan te melden. Maar wat als je nu niet één maar 20 gasten verwacht? Dan kost het veel tijd om je bezoek via de standaard aan te maken. Dit is precies de reden waarom wij de standaard hebben uitgebreid zodat je nu ook grote groepen makkelijk via het Selfserviceportaal kunt aanmelden.

Hoe werkt het?

Op het Selfserviceportaal komt een nieuw formulier dat speciaal gebruikt wordt voor het aanmelden van groepen bezoekers. Deze kan naast de standaard blijven bestaan, zodat ook nog altijd een enkele bezoeker kan worden aangemeld.

In het formulier wordt o.a. uitgevraagd voor welke bijeenkomst de bezoekers komen en wat de aankomst- en vertrektijd is. Indien er al een reserveringsnummer bekend is, kan deze ook worden opgegeven. Het voordeel hiervan is dat de bezoekers automatisch worden gekoppeld aan de bestaande reservering.
Vervolgens worden de namen van de bezoekers opgegeven. Deze komen in één veld te staan en worden gescheiden door een specifiek teken. Dit kan bijvoorbeeld een komma zijn. 

Na het indienen wordt een wijziging in TOPdesk aangemaakt en loopt er een actiereeks die de bezoekers aanmaakt en, indien bekend, koppelt aan de reservering. Nadat deze actie heeft gelopen wordt de wijziging afgesloten zonder tussenkomst van een behandelaar. Klaar is Kees, eehh Joost.

De bezoekers zijn terug te zien via het Selfserviceportaal onder de tegel “Mijn bezoekers”. Hier kunnen ook nog wijzigingen per bezoeker worden gemaakt in bijv. aankomsttijd. Ook kunnen ze via deze weg geannuleerd worden. 

Wanneer je regelmatig een vergadering hebt met dezelfde groep bezoekers, kan de reservering ook terugkerende gemaakt worden door middel van een reeks. Dan is het zelfs niet meer nodig om de groep meerdere keren aan te melden.

groepen-aanmelden-topdesk

Randvoorwaarden

Om van deze functie gebruik te maken is minimaal VA versie 2022 release 2 of SaaS vereist. Er wordt gebruik gemaakt van webhooks. Daarnaast is de module Bezoekersregistratie en eventueel Reserveringenbeheer benodigd. Ten slotte wordt er gebruik gemaakt van een vrij memoveld in Wijzigingsbeheer.

Wil je meer informatie over het aanmelden van groepen bezoekers, neem dan contact met ons op.