Artikelen door Tim van der Meel

Hoe houd je het team en de business goed op elkaar aangesloten?

Tim van der Meel

Tim van der Meel

Scrum Master

Hoe houd je het (development) team en de business goed op elkaar aangesloten?

In mijn vorige artikel kon je al lezen dat de meerderheid van de teams die Agile werken, dit verspreid over meerdere locaties doen. In de meeste van deze gevallen is het development team gescheiden van ‘de business’ en werken ze in het buitenland. Een van de grootste uitdagingen die ik heb ervaren bij het werken op afstand is de aansluiting van het development-team en de business in te stand houden. Want hoe zorg je ervoor dat je team zelfstandig de juiste keuze kan blijven maken wanneer het niet meer omringt is door alle stakeholders? En hoe hou je als stakeholder je betrokkenheid bij het team zodat je nog steeds krijgt wat je nodig hebt?

Hieronder ga ik dieper in op enkele onderwerpen die wat mij betreft een belangrijke basis vormen om deze betrokkenheid in stand te houden: het contact behouden en zorgen voor transparantie.

Contactmomenten

De gekozen werkwijze zorgt ervoor dat de noodzakelijke overleggen al zijn ingepland. Denk in het geval van Scrum bijvoorbeeld aan de ceremonies zoals beschreven in de Scrum Guide. Deze beperken vaak de noodzaak voor ander inhoudelijk overleg. Daarentegen gaan de informele contactmomenten uit een fysieke werkomgeving verloren bij het werken op afstand. Zoals de gesprekken tijdens de lunch of bij de koffieautomaat, terwijl deze juist belangrijk zijn voor het onderhouden van de werkrelatie en de betrokkenheid. Plan daarom extra contactmomenten met een meer informele sfeer. Zo kun je eens per week een gezamenlijke virtuele lunch organiseren of een virtueel koffiemomentje plannen. Het is de uitdaging om hier ook daadwerkelijk aan deel te nemen in plaats van het ‘gewone’ werk voorrang te geven. Het afzeggen van een overleg gaat in mijn ervaring ook gemakkelijker wanneer je elkaar een tijd niet meer hebt gezien. Je richt je meer op je eigen werkzaamheden en verliest, waarschijnlijk ongemerkt, de interesse in het werk van de ander. Probeer elkaar hierin te motiveren om de betrokkenheid te vergroten. Daarnaast kan je een collega natuurlijk ook altijd nog ongepland even bellen!

Transparantie

Het is belangrijk om te laten zien waar je aan werkt en wat je oplevert. Dit geldt voor zowel de mensen in het team als voor de stakeholders. Voor de mensen in het team spreekt dit voor zich. Zij hebben nog steeds de feedback van klanten of stakeholders nodig om hun aannames te valideren en bij te sturen, indien nodig. Dit is niet eenvoudig zonder de fysieke aanwezigheid van het team in de omgeving waarbinnen het product wordt gebruikt. Daarom moet er meer worden gedaan dan het organiseren van de reguliere demo’s/reviews als contactmomenten met de stakeholders. Bijna alle organisaties hebben wel een intranet of een ander communicatiemiddel waarmee informatie kan worden gedeeld met de overige collega’s. Maak hier dan ook gebruik van! Deel de feedback die je net hebt gekregen van een bezoek aan een klant. Of laat alvast een korte opname of screenshots zien van de functionaliteit waar je aan werkt. Daarnaast is een goed geordende en transparante backlog ook belangrijk. Dat is op zich niets nieuws, maar hoeveel stakeholders hebben daadwerkelijk toegang tot het systeem waarin deze backlog staat? En als ze deze toegang al hebben, hoe vaak bekijken ze de backlog dan daadwerkelijk? Waarschijnlijk is er op dit vlak nog wel wat winst te behalen.

Mijn persoonlijke voorkeur gaat nog steeds uit naar het werken vanaf dezelfde fysieke locatie voor de hele organisatie. Echter, door het creëren van extra contactmomenten en transparantie vanuit zowel het development team als de business, kan het Agile werken op afstand een succes worden en als goed alternatief dienen voor een fysieke samenwerking.

Scrummen op afstand

Tim van der Meel

Tim van der Meel

Scrum Master

Scrummen op afstand

Wist je dat al vóór de COVID-19 crisis ruim driekwart van de teams die Agile werken, dit geheel of gedeeltelijk vanaf verschillende locaties doen (bron)? Dit in combinatie met de Coronacrisis heeft mij doen besluiten om mijn ervaringen in het werken met teamleden op verschillende locaties te delen in een aantal artikelen. (Een Scrum team met teamleden op verschillende locaties wordt ook wel een gedistribueerd team genoemd.)

Ik ben er van overtuigd dat agile werken, Scrum in het bijzonder, heel goed kan werken met gedistribueerde teams en zelfs enkele voordelen kan hebben ten opzichte van werken vanaf dezelfde locatie. De afgelopen 10 jaar heb ik veel ervaring opgedaan met het werken met gedistribueerde teams, waarbij de development teamleden vanuit een ander land werkte. Ik heb geconstateerd dat in een omgeving zonder fysieke aanwezigheid van stakeholders, er minder kans op afleiding bestaat zodat het team zich beter kan focussen op het behalen van het sprintdoel. Daarnaast kan er, wanneer het development team vanuit een ander land werkt, worden bespaard op arbeidskosten én kan de kans worden vergroot op het vinden van goed personeel.

Er zijn echter ook veel argumenten om het werken met lokale teams te verkiezen boven het werken met gedistribueerde teams. Want hoe kunnen we streven naar autonome teams als zij werkzaam zijn vanaf een andere locatie, een andere taal spreken en mogelijk in een andere tijdzone werken? Kunnen we van hen verwachten zelfstandig de juiste keuzes te maken als zij zelf in een andere omgeving werken? Veel organisaties worstelen met deze vraagstukken. Het internet staat immers vol met tips om de meest voorkomende uitdagingen met gedistribueerde teams te overwinnen. Mede door de volgende citaten uit het Agile Manifesto kan ik wel begrijpen waarom men over het algemeen de voorkeur geeft aan het werken met een team vanaf dezelfde locatie:

“Individuals and interactions over processes and tools”
“Business people and developers must work together daily throughout the project”

Gelukkig zijn er voor de meeste uitdagingen goed toepasbare oplossingen. Deze kun je lezen in de artikelen die de komende weken zullen verschijnen.

Waarom psychologische veiligheid jouw team effectiever maakt in 2020

Tim van der Meel

Tim van der Meel

Scrum Master

Waarom psychologische veiligheid jouw team effectiever maakt in 2020

Het gebeurt je vast wel eens. Er wordt informatie gedeeld binnen een groep die niet helemaal duidelijk overkomt. Stel je dan vragen? Ik betrap mezelf er wel eens op dat ik het maar even laat zoals het is en er later, in een kleiner gezelschap, misschien nog wel op terug kom. Hoe komt dat toch?

Binnen veel teams komt hetzelfde gedrag voor. Teamleden blijken vaak terughoudend te zijn in het tonen van gedrag dat hen mogelijk onbekwaam, onbewust of niet positief kan laten lijken voor hun teamgenoten.  Van nature worden we geleerd de dingen goed te doen. Het liefst zelfs in één keer! Als klein kind al werden we gewezen op de foutjes die we maakten en werden we in mindere en soms in meerder mate zelfs gestraft voor de fouten die we maakten. Een mens leert het meest tijdens haar of zijn kinderjaren. Het welbekende ‘vallen en opstaan’ principe hebben we met de paplepel ingegeven gekregen met als resultaat dat we geleerd hebben dat zo min mogelijk fouten maken goed is. Naarmate men ouder wordt lijkt er zelfs bijna geen ruimte meer te zijn om fouten te mogen maken en worden we ook minder tolerant in de acceptatie hiervan. 

En toch zijn er ook omgevingen waarin we wél fouten mogen en kunnen maken. Omgevingen waarin we wél open zijn over onze ideeën en waar we onze zorgen uiten. Een omgeving waar we ons over het algemeen veilig voelen, waar minder vooroordelen zijn en meer begrip voor elkaar is. Thuis. In dit soort omgevingen kennen we elkaar goed en weten wat we aan elkaar hebben. En als dingen niet gaan zoals we denken dat het gaat, corrigeren we en leren we hiervan. We kunnen in deze omgeving dingen bespreken die ons dwars zitten. We kunnen discussiëren en leren van elkaar. Ook in relaties met goede vrienden vind je eenzelfde vorm terug. Eenzelfde gevoel. Het gevoel van veiligheid, psychologische of sociale veiligheid.  

En als we nou deze omgeving thuis kunnen creëren, met onze gezinnen,  met vrienden, en ons daar goed en veilig bij voelen dan waarom niet op het werk? De veiligheid binnen het werk, het team, de leidinggevenden is te waardevol om niet voor te strijden. Het gevoel dat er ruimte is om jezelf te zijn, te accepteren dat de ander de ander is, te leren van elkaars fouten, zorgen te kunnen uiten, creatief te mogen denken en ook nog eens plezier te hebben past binnen de standaarden van psychologische veiligheid.  Iedere keer als we de vraag niet stellen onthouden we onszelf én wellicht jouw teamleden van een klein slim moment waarin iets geleerd kan worden. Daarnaast ontstaat door jouw actie ook een vorm van veiligheid omdat er ‘gewoon’ vragen gesteld kunnen en mogen worden. Het is daarom van groot belang dat het gevoel van veiligheid binnen een team gebracht wordt.

Maar hoe stimuleer je nou die psychologische of sociale veiligheid binnen een team? En hoe kom ik erachter of het team niet alleen een groep individuen is die toevallig bij elkaar zitten?  

Het antwoord op deze vragen en de psychologische onderbouwing hiervan is binnenkort te lezen in het gratis ebook “Psychologisiche veiligheid”, geschreven door Marcel Bosman.

Wil je nu al meer weten over hoe wij vanuit Joost-IT omgaan met dit belangrijke onderwerp binnen organisaties? Neem gerust contact op met Marcel Bosman.