Artikelen door

Mailimport functionaliteit TOPdesk

Iris van Breda

Werkt jouw TOPdesk mailimport per 1 oktober nog met jullie Office 365-omgeving?

Je hebt wellicht een e-mail ontvangen van TOPdesk over de mailimport functionaliteit binnen je Office 365-omgeving. Microsoft zet per 1 oktober 2022 de basic authentication functionaliteit uit op exchange online. Dit houdt in dat huidige mailimports die via Exchange Web Services zijn ingericht niet meer zullen werken op 1 oktober en verder.

TOPdesk adviseert om Microsoft Graph (OAuth 2.0-authenticatie met clientgeheim of met clientcertificaat) te gebruiken. Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf TOPdesk versie 10.12.001 en hoger.

Heb je hulp nodig bij het inrichten van deze nieuwe authenticatie bij je mailimports? Kijk in kennisitem KI 11813 van My TOPdesk of neem contact met ons op. 


Joost-IT stelt Fred Kouwenberg aan als CTO/ Commercieel Directeur

Fred Kouwenberg aangesteld als CTO/ Commercieel Directeur

Per 1 augustus 2022 is Fred Kouwenberg gestart als CTO/ Commercieel Directeur bij Joost-IT. Fred vervulde hiervoor senior functies bij onder andere Tricentis, 4me, DXC Fruition en IBM.

“De wereld van Service Management is continu in ontwikkeling. Organisaties veranderen, worden meer Agile en passen ‘Shift Left’ principes toe. De rol die Joost-IT hierin speelt wordt steeds belangrijker. We groeien hard en met de komst van Fred kunnen we die groei verder vorm geven. Daarnaast past Fred perfect in onze ambitie om de absolute autoriteit te zijn in de wereld van ESM”, aldus CEO Marco de Zoete.

“Fred heeft veel ervaring met ESM tooling, kan op strategisch niveau een belangrijke rol spelen voor onze klanten en is bovenal gewoon een leuke kerel. Daarmee geeft hij mede vorm aan onze missie: Blije Mensen!”

Kennismaken met Fred onder het genot van een kopje koffie? 
📧 fred.kouwenberg@joost-it.nl 📱 +31627024932

Fred Kouwenberg

Data analyseren vanuit TOPdesk formulieren

Peter van Elsacker

Data analyseren vanuit TOPdesk formulieren

Webformulieren zijn formulieren waarbij je online gegevens invult en vervolgens opstuurt. Iedereen maakt er wel eens gebruik van; je doet bijvoorbeeld online een melding of stelt een vraag.

Met name ministeries, gemeentes en andere overheidsinstellingen maken er gebruik van om diverse burger gerelateerde zaken te regelen. Vaak komt ‘aan de achterkant’ een dergelijk verzoek in een mailbox binnen om vervolgens afgehandeld te worden. De data komt binnen via mail of grote tekstblokken wat analyse van dergelijke meldingen lastig maakt. 

Verwerken data

TOPdesk consultant Peter van Elsacker heeft bij verschillende klanten een automatische verwerking van de inhoud van dergelijke formulieren in TOPdesk gerealiseerd. Niet alleen wordt van de melding een call aangemaakt om deze daadwerkelijk af te handelen. Van de melding wordt tevens een asset aangemaakt waardoor data-analyse mogelijk wordt. 

Neem als voorbeeld het RVIG, de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens. Via het Centraal meldpunt Identiteitsfraude maakt een burger online melding van identiteitsfraude. Een dergelijke melding verwerkt TOPdesk automatisch zodat data analyse mogelijk is. Met wat voor soort middelen wordt veel gefraudeerd? Zijn er periodes in het jaar dat dit vaker voorkomt? Komt bankpas fraude meer voor bij ouderen? Vindt paspoort fraude meer plaats in de grote steden? Dergelijke vragen kunnen worden beantwoord. Los uiteraard van de afhandeling van de betreffende melding zelf.”

Registreren meldingen

TOPdesk registreert de meldingen zo, dat onderzoek op veldniveau mogelijk is; een zogenaamde Asset wordt geregistreerd. Dit is een groot voordeel ten opzichte van het afhandelen van een mail. Bij een mail is geen onderzoek mogelijk op een groot tekstblok. TOPdesk pelt het tekstblok af en zet dit in aparte velden. De data in TOPdesk kan gebruikt worden voor verdere analyse. Je kunt instellen dat op veldniveau binnen bepaalde tijd geanonimiseerd worden. Zodat niet meer te herleiden naar gebruiker Persoonsdata opgeruimd. Let wel; het is geen maatwerk! Met andere woorden; updates van TOPdesk raken deze functionaliteit verder niet. De functionaliteit van asset management wordt gebruikt om data uit te splitsen en op een handige manier op te slaan.

Wil je meer weten over het gebruik van webformulieren en hoe TOPdesk je daarin kan faciliteren? Contact ons!


TOPdesk Labs

Probeer nieuwe functies met TOPdesk Labs

Altijd al benieuwd geweest naar de functionaliteiten die TOPdesk momenteel aan het ontwikkelen is? TOPdesk Labs biedt een kijkje in de keuken en geeft de mogelijkheid om deze functies alvast in gebruik te nemen. Vanuit Labs kan je ook direct feedback geven of een bug registreren.

Met een eenvoudig schuifje zet je de Labs functie aan of uit. Het is aan te raden om de functionaliteit eerst te testen in een test-omgeving. Als de functie bevalt, dan kan deze in de productie-omgeving worden geactiveerd. We zien Labs functionaliteiten steeds vaker in productie-omgevingen terug. Dit komt omdat ze vaak erg gewenst zijn en al goed werken. Het aanbod binnen Labs is redelijk constant, de laatste toevoeging is nu van zo’n jaar geleden. Onderstaand een greep uit de functionaliteiten die nu beschikbaar zijn in TOPdesk Labs.

Gerelateerde incidenten

Als je ervaring hebt op de Servicedesk, dan komt deze situatie je vast bekend voor. De telefoon staat ineens roodgloeiend omdat een belangrijke applicatie niet meer werkt. Major meldingen verspreiden zich als een olievlek, maar wanneer is nu de eerste melding gemaakt? Het thuiswerken helpt hier zeker niet in mee.

Met de functie “Gerelateerde incidenten” zoekt TOPdesk automatisch naar overeenkomsten tussen meldingen, bijvoorbeeld in categorisatie of korte omschrijving. De resultaten worden in de memovelden van een selectie getoond. Het is ook mogelijk de resultaten vanuit het memoveld in een aparte selectie te openen. Deze functie ondersteunt ook het zoeken naar incidenten die gekoppeld kunnen worden aan openstaande Problemen.

Slimme categorisering

Het maken van een melding kost wat tijd en wat is het dan fijn dat TOPdesk zelf al een voorstel doet qua categorisering! Met deze Labs functionaliteit wordt Machine Learning toegepast om meldingen te categoriseren. Zo geeft TOPdesk op termijn een steeds betere suggestie bij nieuwe meldingen.

Aantekeningen op het Kanban-bord

Deze functionaliteit is al een tijdje beschikbaar in TOPdesk Labs. Als je veel met het Kanban-bord binnen TOPdesk werkt, is deze functie erg handig. Op het Kanban-bord worden oorspronkelijk meldingen, eenvoudige wijzigingen en wijzigingsactiviteiten weergegeven.

Door deze functionaliteit in Labs in te schakelen krijg je ook de mogelijkheid om kaartjes met aantekeningen toe te voegen. Dit zorgt direct voor extra toepassingen, bijvoorbeeld voor het inplannen van afspraken, projectwerkzaamheden of het bijhouden van voortgang voor werkzaamheden die niet in TOPdesk staan.

TOPdesk Labs biedt nog meer functies. Neem zelf eens een kijkje! Je vindt TOPdesk Labs terug onder de functionele instellingen van jouw SaaS-omgeving.


Maak kennis met de 5 star review van TOPdesk

Maak kennis met de 5 star review van TOPdesk

Binnen de IT wordt de dienstverlening continu verbeterd. Het is daarom cruciaal dat gebruikersorganisaties signalen oppikken. Signalen kunnen positief zijn, maar ook verbeterpunten betreffen. Beiden zijn van belang. Het geven van feedback via het Self Service Portal van TOPdesk bestaat al enige tijd. Maar wist je dat het ook mogelijk is om jouw gebruikers via een (afmeld-)mail om terugkoppeling te vragen met de 5 star review optie? Deze functie is nog relatief onbekend. Hoog tijd voor een kennismaking!

Vijfpuntschaal

De ‘5 star review’ is wat de naam doet vermoeden. Door middel van een vijfpuntschaal vraag je feedback over de melding. Deze vijfpuntschaal wordt toegevoegd aan een mailactie, bijvoorbeeld de afmelding van een melding. De aanmelder klikt vanuit de mailbox op één van de vijf sterren in de mail, waarna via een API-koppeling de score binnen TOPdesk wordt weggeschreven. De gebruiker ziet vervolgens een bedank scherm met de feedback. Zo weet deze dat de feedback goed is ontvangen.

Voordelen

Bovenstaand voorbeeld laat twee grote voordelen van de 5 star review zien: het is gemakkelijk voor de aanmelder en laagdrempelig. Op deze manier trek je aanmelders sneller over de streep om een review achter te laten. De review wordt aan de melding toegevoegd en door middel van rapportages overzichtelijk weergegeven. Ook erg handig is dat er een trigger kan worden ingesteld wanneer een score van één ster wordt achtergelaten. Dit is interessante informatie voor bijvoorbeeld de Servicedeskcoördinator of Incidentmanager. Door deze trigger kan men snel inspelen op de feedback.

Vijfpuntschaal

De ‘5 star review’ is wat de naam doet vermoeden. Door middel van een vijfpuntschaal vraag je feedback over de melding. Deze vijfpuntschaal wordt toegevoegd aan een mailactie, bijvoorbeeld de afmelding van een melding. De aanmelder klikt vanuit de mailbox op één van de vijf sterren in de mail, waarna via een API-koppeling de score binnen TOPdesk wordt weggeschreven. De gebruiker ziet vervolgens een bedank scherm met de feedback. Zo weet deze dat de feedback goed is ontvangen.

Voordelen

Bovenstaand voorbeeld laat twee grote voordelen van de 5 star review zien: het is gemakkelijk voor de aanmelder en laagdrempelig. Op deze manier trek je aanmelders sneller over de streep om een review achter te laten. De review wordt aan de melding toegevoegd en kan door middel van rapportages overzichtelijk worden weergegeven. Ook erg handig is dat er een trigger kan worden ingesteld wanneer een score van één ster wordt achtergelaten. Dit is interessante informatie voor bijvoorbeeld de Servicedeskcoördinator of Incidentmanager. Door deze trigger kan men snel inspelen op de feedback.

5 star review

Traditionele manieren van feedback geven zijn onder andere reacties op afmeldmails (die je melding vaak weer automatisch heropenen door mailimport), klachten of escalaties via leidinggevenden. Deze zijn niet altijd (eenduidig) aan een melding in TOPdesk te koppelen. Dat is niet handig; het overzicht ontbreekt. Daarnaast blijven positieve ervaringen vaak onuitgesproken omdat dit de verwachting van de aanmelder is. Zonde, want juist deze informatie is erg waardevol.

Beperkingen

De 5 star review is (nog) geen vervanging voor een klachtenformulier. De functionaliteit beperkt zich nog tot het kiezen van één van de vijf sterren. Een begeleidende tekst via de koppeling meesturen is niet mogelijk. Dit kan door de aanmelder via een link naar het Self Service Portal te leiden om daar de tekst achter te laten. Gelukkig heeft TOPdesk aangekondigd de functionaliteit te gaan uitbreiden. Er wordt gekeken naar de mogelijkheid voor het meesturen van een extra toelichting en uitbreiding naar Wijzigingsbeheer. Een welkome functionaliteit die we van harte toejuichen!

Wil je meer informatie over de 5 star review? Neem dan contact met ons op.

5 star review
Feedback geven via de Self Service Portal in TOPdesk

Traditionele manieren van feedback geven zijn onder andere reacties op afmeldmails (die je melding vaak weer automatisch heropenen door mailimport), klachten of escalaties via leidinggevenden. Deze zijn niet altijd (eenduidig) aan een melding in TOPdesk te koppelen. Dat is niet handig; het overzicht ontbreekt. Daarnaast blijven positieve ervaringen vaak onuitgesproken omdat dit de verwachting van de aanmelder is. Zonde, want juist deze informatie is erg waardevol.

Beperkingen

De 5 star review is (nog) geen vervanging voor een klachtenformulier. De functionaliteit beperkt zich nog tot het kiezen van één van de vijf sterren. Een begeleidende tekst via de koppeling meesturen is niet mogelijk. Dit kan door de aanmelder via een link naar het Self Service Portal te leiden om daar de tekst achter te laten. Gelukkig heeft TOPdesk aangekondigd de functionaliteit te gaan uitbreiden. Er wordt gekeken naar de mogelijkheid voor het meesturen van een extra toelichting en uitbreiding naar Wijzigingsbeheer. Een welkome functionaliteit die we van harte toejuichen!

Wil je meer informatie over de 5 star review? Neem dan contact met ons op.


Blog 12 Een brug slaan tussen de organisatie en de ICT afdeling

Een brug slaan tussen de organisatie en de ICT-afdeling

In onze blog: Vrouwen in de IT, interviewen wij vrouwen die een rol vervullen in de door mannen gedomineerde IT-branche. Wie zijn ze?

Wie ben je?

Hi! Mijn naam is Noortje Jacobs, 44 jaar en wonend in Breda. Ik ben sinds kort gestart bij Joost-IT als TOPdesk Tooling Consultant. Hiervoor heb ik 14 jaar voor het Amphia ziekenhuis in Breda gewerkt. Mijn werkzaamheden hebben altijd een relatie gehad met applicaties (implementeren, inrichten, begeleiden van updates en het uitzetten van een beheerorganisatie) . 

Wat wilde je worden toen je opgroeide?

Ik heb nooit een bepaald beroep in gedachten gehad. Uiteindelijk heb ik voor Logistiek en Technische Vervoerskunde gekozen aan de Hogeschool van Breda. Ik houd van procesverbeteringen en logische vraagstukken. 

Hoe ben je in de IT-branche terecht gekomen?

Ik wilde de patiëntenlogistiek verbeteren en heb daarom bij het Amphia ziekenhuis in Breda gesolliciteerd. Ik kon daar terecht als projectmedewerker. Het project bestond uit het implementeren van een afsprakensysteem voor de poliklinieken. Een leuk en divers project. Het was een mooie uitdaging om de juiste informatie boven water te krijgen voor de inrichting van de applicatie. Hiervoor was veel afstemming nodig met de artsen, baliemedewerkers, leveranciers, assistenten en secretaressen. 

Vervolgens moest bij het inrichten van de applicatie de eindgebruiker opgeleid worden en moest ook bepaalde informatie bij een tal van andere systemen terecht komen. Er was bijvoorbeeld een koppeling nodig met de financiële applicatie om de polikliniek bezoeken door te belasten. Een mooi en divers ICT-gebied dus. Mijn collega en ik werden ondergebracht bij de ICT-afdeling. Dit was ideaal omdat ik zo een brug kon zijn tussen de organisatie (functionele kant) en de ICT-afdeling (technische kant).

Nu applicaties een steeds centralere en belangrijkere rol spelen bij het goed functioneren van een organisatie, zie je dat het beheer en met name het functionele beheer steeds meer aandacht krijgt. Gelukkig, want het functioneel beheer was een ondergeschoven kindje. Meestal deed een medewerker het bij zijn andere werkzaamheden omdat hij of zij wel ‘iets’ met computers heeft.

Ik vind mijn functie als TOPdesk Tooling Consultant bij Joost-IT dan ook erg leuk omdat ik hierdoor de wensen, processen en inrichtingsvraagstuk bij onze klanten mag afstemmen. Het is een grote puzzel die uiteindelijk leidt tot procesverbetering, (stuur)rapportages en medewerkers die zo prettig mogelijk met de applicaties werken.

Noortje Jacobs zittend

Hoe ervaar jij als vrouw de IT-branche?

Het is een feit dat er in de ICT meer mannen dan vrouwen werkzaam zijn. Voor functioneel beheer, waar de focus meer ligt op de business, is de verdeling al iets gelijker.

Bij mijn vorige baan in het ziekenhuis dachten ze op de ICT-afdeling automatisch dat ik een verpleegkundige was. Dan moet je wel eerst door een barrière heen. Tijdens mijn studie logistiek en technische vervoerskunde was ik als vrouw ook enorm in de minderheid. Tegenwoordig merk ik dat er juist steeds meer vrouwen de IT ingaan. 

Hoe ziet je toekomst eruit?

Voor nu vind ik de combinatie van werken aan een applicatie inrichting en het contact hebben met de klant heerlijk. Zoals eerder aangegeven krijgt het (functioneel) beheer steeds meer aandacht en dit geeft ons de tijd en ruimte om de applicatie te optimaliseren en de processen te verbeteren voor de desbetreffende organisatie. Op persoonlijk vlak ben ik bezig om gebarentaal te leren en ben ik opzoek naar zinvol vrijwilligerswerk.

Wat zou je willen veranderen in de IT-branche?

Eigenlijk ben ik erg tevreden over hoe het nu loopt. De applicaties worden steeds gebruikers- en beheerders vriendelijk. Functioneel Beheer wordt steeds meer als een echte veelzijdige functie beschouwd, waardoor er meer tijd en geld voor wordt vrijgemaakt. Doordat er steeds meer voor SaaS -oplossingen worden gekozen is het technisch beheer en de afstemming hiermee ook verbeterd.

Blog 11 Het is als het ware één grote puzzel die ik graag wil oplossen

Het is als het ware één grote puzzel die ik graag wil oplossen

In onze blog: Vrouwen in de IT, interviewen wij vrouwen die een rol vervullen in de door mannen gedomineerde IT-branche. Wie zijn ze?

Wie ben je?

Hi! Mijn naam is Senna Heuer, 27 jaar en opgegroeid en wonend in de mooie bollenstreek. Inmiddels ben ik 3,5 jaar werkzaam bij PostNL waarvan bijna 2 jaar als IT Proces & Informatie Analist.

Als PIA ben ik betrokken bij grote veranderingstrajecten binnen onze logistieke units. PostNL vervoert natuurlijk de welbekende pakketten die over de band kunnen, maar niet iedereen weet dat we ook nog hele andere dingen vervoeren. Zo hebben we bijvoorbeeld palletvervoer, of bezorgen we taarten (die niet over de band kunnen) binnen een gekozen tijdvak van bijvoorbeeld 9 en 11 uur. Of wat dacht je van meubelbezorging door ons logistieke onderdeel JP Haarlem. Deze logistieke onderdelen kennen hun eigen processen en veranderingen. Zo bouwen we bij JP Haarlem een geheel nieuw landschap met klantportaal en ordermanagement systeem en bij ons tijdgebonden netwerk zijn we bezig met een nieuw klantsysteem en planningsysteem. Al deze veranderingen vragen om analyses en requirements waarbij ik fungeer als schakel tussen de business en IT. Samen met architecten en de betrokken teams bouwen we aan een toekomstbestendig IT-landschap voor heel PostNL.

Wat wilde je worden toen je opgroeide?

Als kind wilde ik profvoetballer worden (het woord voetbalster was toen nog niet ingeburgerd). Vanaf mijn 4espeelde ik in een jongensteam bij een voetbalclub in Sassenheim. Ik moest letterlijk mijn ‘mannetje’ staan en heb hier veel van geleerd wat ik nog steeds meeneem in mijn huidige werkzaamheden. Tijdens mijn schooltijd was ik altijd goed in rekenen en later wiskunde, wat maakte dat ik wiskundedocent in combinatie met sportdocent wilde worden. Tot mijn studiekeuze heb ik getwijfeld en heb ik toch gekozen voor een universitaire studie om te kijken of dit ook bij me zou passen.

Ik ben na mijn VWO Bestuurskunde & Economie gaan studeren aan de Universiteit Leiden. Na mijn Bachelor ben ik aan de VU in Amsterdam een Master gaan volgen gericht op Bedrijfskunde met als specialisatierichting Consultancy.

Hoe ben je in de IT-branche terecht gekomen?

Tijdens mijn master begon ik me echt nader te verdiepen in wat me leuk leek en in welke wereld ik een verschil zou willen maken. Overal hoor je dat IT ‘de toekomst’ is, maar wat het precies inhoudt weet je pas als je in die wereld terecht komt. Dit maakte dat ik mijn Master Thesis ging schrijven over IT-consultants en hun bijdrage aan IT veranderingen. Na mijn Master kwam ik aanraking met Qquest. Qquest biedt een IT-traineeship waarin je in 2 maanden wordt opgeleid en vervolgens aan de slag gaat bij de opdrachtgever, in mijn geval bij PostNL

Je ziet dat IT, digitalisatie, Agile werken en alles wat er bij komt kijken ontzettend actueel is en nog in ontwikkeling is. Als ik kijk naar de afgelopen jaren binnen PostNL, zie je een ontzettend gave verandering in de vorm van een Agile transitie. Inmiddels realiseert bijna iedereen zich dat dit de beste manier is om ons bedrijf nog verder te helpen.

Daarnaast dagen IT-vraagstukken me nog iedere dag uit om het maximale uit mezelf te halen. Grote veranderingstrajecten vragen om oplossingsgericht denken, iets wat ik leuk vind. Het is als het ware één grote puzzel die ik graag wil oplossen.

Senna Heuer armen over elkaar

Hoe ervaar jij als vrouw de IT-branche?

In mijn ogen wordt er bij PostNL geen onderscheid gemaakt tussen mannen en vrouwen. Nog steeds zie je dat er meer mannen binnen de IT-afdeling werken dan vrouwen, maar volgens mij is dit al veel meer in balans dan voorheen.

Ik merk dan ook enkel positieve discriminatie. Je merkt dat vrouwen schaars zijn in de IT en dat vrouwen zorgen voor een meer gebalanceerd team. Vrouwen zoeken toch meer de verbinding en de afstemming. Dat is nou juist zo belangrijk, want hetgeen er gebouwd dient te worden moet overeenkomen met de wensen vanuit de business. Verder hebben we bij PostNL bijvoorbeeld het WIN (Women’s Inclusion Network) en een PostNL Pride community.

Heeft Covid-19 invloed op jullie organisatie?

Ja, het heeft invloed want Corona heeft er voor gezorgd dat onze Business vanaf maart 2020 extreem gegroeid is. Alle sorteercentra waren en zijn nog steeds gevuld tot het dak en het lijkt daarmee al het hele jaar op Sinterklaas en Kerst. Dat maakt ook dat de IT voor nieuwe klanten gemakkelijk moet zijn om op aan te sluiten en ten alle tijden goed moet werken zodat de operatie geen hinder ondervindt. Daarbij werkt al het kantoorpersoneel al meer dan een jaar thuis en met behulp van Teams en Zoom werkt dit erg goed. Je merkt dat voorheen thuiswerken wellicht een bepaalde taboe kende, maar inmiddels is dit helemaal weg.

Hoe ziet je toekomst eruit?

Op het moment leer ik nog iedere dag nieuwe dingen en dit maakt dat ik nog niet uitgeleerd ben binnen mijn huidige rol. Waar ik nu betrokken ben bij analyses over de gehele keten (van medewerkers in een HR-systeem, tot facturatie), hoop ik op den duur de stap te maken naar een rol met verantwoordelijkheden over een product of platform. Product Owner of Platform Owner lijken me daarbij gave rollen om te mogen vervullen.

Verder hoop ik natuurlijk allereerst dat iedereen om me heen en ikzelf gezond en gelukkig blijven. Daarnaast hoop ik dat we snel weer feestjes mogen geven/hebben en zou ik graag een mooie reis naar Nieuw-Zeeland maken als het weer kan!

Wat zou jij willen veranderen in de IT-branche?

Ik denk dat we al heel goed op weg zijn met de Agile transitie. Echter, mis je soms nog een klein stukje draagvlak binnen de gehele organisatie. De IT-teams prioriteren nu ieder kwartaal de zaken die ze gaan oppakken, dit betekent dat er soms iets niet haalbaar is in een kwartaal. Dat is natuurlijk jammer, maar wel hoe het gaat en wat men moet gaan accepteren.

Slotwoord

Studeren is iets gaafs, waarbij niet alleen kennis opdoet in een vakgebied. Je leert kritisch te zijn, vraagtekens bij zaken te plaatsen en discipline te hebben om iets af te maken. Welke studie je ook doet, deze eigenschappen zijn ‘key’ in wat je ook gaat doen in je carrière. Ook binnen de IT moeten we kritisch kijken naar wat er is en waar we naartoe willen. IT bestaat niet enkel uit programmeren, maar vooral uit samen processen verbeteren.

Blog 10 Nothing changes if we keep playing safe

Nothing changes if we keep playing safe

In onze blog: Vrouwen in de IT, interviewen wij vrouwen die een rol vervullen in de door mannen gedomineerde IT-branche. Wie zijn ze?

Wie ben je?

Hi! Mijn naam is Mariska. Al 6 jaar werkzaam bij NIBC waarvan 3 jaar in de functie van Head of Portfolio Office. Ik woon in de Parel van het Zuiden; Breda (Maastricht is naar mijn mening de tweede mooie parel :-). Ik woon daar met mijn vrouw en onze labrador Maze. Mijn vrouw werkt ook in bankensector en binnen de IT. 

Wat wilde je worden toen je opgroeide?

Eigenlijk ben ik daar nooit heel bewust mee bezig geweest en nog steeds niet. Ik ben niet op zoek naar iets vast omlijnd.  

Ik heb Leisure Management aan de University of Breda gestudeerd. Zoals vele anderen stelde ik tijdens mijn studie al vast dat werken in de evenementbranche niet een langdurige uitdaging zou bieden voor mij. Na mijn studie heb ik daarom getwijfeld om door te studeren of toch te gaan werken. Uiteindelijk heb ik gekozen voor een management traineeship bij ABN AMRO bank, omdat dit voor mij beide bood. In de jaren daarna heb ik me vooral in de Operations omgeven en vanuit lijnmanagement veranderingen vormgegeven. In mijn consultancy jaren daarna heb ik ook vele veranderingen begeleid in de rol van Project- en Programma Manager. Als ik heel eerlijk ben vond ik IT stoffig en totaal niet interessant. Ik had het alleen wel nodig om veranderingen te implementeren en ik zorgde dat er daarom altijd een IT Project Leider tussen zat.

Hoe ben je in de IT-branche terecht gekomen?

Dat was toen ik de rol van Project Portfolio Manager accepteerde binnen NIBC. Ik had al ervaring met veranderingen bewerkstelligen vanuit verschillende rollen, maar sturen over het geheel van veranderingen nog niet en daarom besloot ik de rol Project Portfolio Manager te accepteren. De rol is gepositioneerd binnen IT en dan kom je er niet meer mee weg om er een IT Project leider tussen te zetten. Dat hoeft ook niet, want in deze rol ervaarde ik hoe interessant IT is en welk aandeel het heeft om veranderingen in de organisatie succesvol tot wasdom te laten komen.

Mariska Kniest en hond

Met hond Maze aan het chillen tijdens een weekendje aan zee.

Hoe ervaar jij als vrouw de IT-branche?

Ik merk dat steeds meer vrouwen in de IT-sector werken. Ook aangewakkerd door goede initiatieven, opgestart door vrouwen. Techionista Academy is daar een mooi voorbeeld van. Een organisatie die zich richt op inspiratie en educatie voor vrouwen op het gebied van IT. Eigenaren Vivianne Bendermacher en Tamira van Roeyen dragen op deze manier bij aan de diversiteit en inclusie in de wereld van IT. Binnen NIBC IT doen we het ook goed qua diversiteit in het algemeen en binnen gender specifiek. Je ziet een duidelijke stijgende lijn van het aantal vrouwelijke collega’s. Daarnaast maak ik deel uit van een MT IT, die bestaat voor nagenoeg de helft uit vrouwen.

Mariska en collega's

Met collega’s tijdens de NIBC kerstborrel (2019).

Heeft Covid-19 invloed op jullie organisatie?

Ja, Corona heeft invloed. We werken al een jaar thuis en online. Hoewel we het technologisch, vanaf dag 1, prima kunnen faciliteren merken we dat het steeds lastiger wordt om gemotiveerd te blijven. We zien meer pieken en dalen ontstaan. De focus ligt nu dus vooral op motiveren en inspireren. We hebben hier veel aandacht voor binnen onze teams. Juist door die aandacht zien we dat ook de resultaten worden geboekt.

Hoe ziet je toekomst eruit?

Net als vroeger heb ik geen vastomlijnde ambities. Voor mij is een aantal zaken van belang in een nieuwe rol; er moet een veranderambitie zijn die vraagt om een verandering van de lijnorganisatie, een verandering waar ik leiding aan mag geven (ik zet graag de lijnen uit en werk graag met teams om resultaten te behalen) en ja, het moet tegenwoordig ook een belangrijk IT component bevatten. Zeker op dat vlak kan ik nog veel leren.

Het mooie aan veranderingen leiden is de onzekerheid die je tegemoet gaat. Het anticiperen op de issues die je onderweg tegenkomt, zonder het einddoel uit het oog te verliezen dat geeft mij energie. “Nothing changes if we keep playing safe”, is een uitspraak waar ik veel waarde aan hecht.

Slotwoord

Wellicht cliche, en toch wil ik afsluiten met eentje die de kern is van je leven. Volg je hart, doe wat je leuk vindt, vecht voor wat je belangrijk vindt, maar bovenal leef je mooiste leven. Soms zijn we zo druk met kleine randzaken, maken we ons druk of ergeren we ons over iets of iemand. En dat leidt allemaal af van het leven van je mooiste leven. Zoom dus eens wat uit en kijk naar het grotere geheel. Dit zet zaken in perspectief.

Interconnect

Joost-IT heeft bij Interconnect de implementatie van 4me uitgevoerd. Na de go-live is Joost-IT betrokken gebleven bij het ondersteunen van de Interconnect beheerders.

Blog 9 De vertaalslag leggen tussen techniek en gebruikers

De vertaalslag leggen tussen techniek en gebruikers

In onze blog: Vrouwen in de IT, interviewen wij vrouwen die een rol vervullen in de door mannen gedomineerde IT-branche. Wie zijn ze?

Wie ben je?

Ik ben Sanne Duijndam, 31 jaar. Getrouwd met Tom en trotse mama van Ralf (9 maanden). Werkzaam bij
Joost-IT
 als TOPdesk Tooling Consultant. Voorheen heb ik gewerkt als TOPdesk Functioneel Beheerder en heb ik verschillende (coördinerende) rollen op de Servicedesk vervuld. 

Wat wilde je worden toen je opgroeide?

Ik vond veel dingen erg leuk, zoals detective, advocaat of laborant. Ik keek vroeger veel detective series en vond het idee van het oplossen van een moord en het opsporen en veroordelen van de moordenaar wel erg stoer. Daarnaast hebben mijn ouders beiden een scheikundige achtergrond en daar krijg je dan toch wel het een en ander van mee.

Uiteindelijk besloot ik dat ik ‘iets’ met mensen wilde gaan doen. Dat is natuurlijk nog erg breed, maar uiteindelijk is daar HBO Toegepaste Psychologie uitgekomen. Deze opleiding heb ik in 5 jaar tijd in 2012 afgerond.

Hoe ben je in de IT-branche terecht gekomen

Na mijn opleiding besloot ik dat ik niet verder wilde studeren en aan het werk zou gaan. Makkelijker gezegd dan gedaan, zeker in die periode.  Het aantal werkzoekenden was in 2012 erg hoog en voor iemand die net afgestuurd was, lagen de banen niet voor het oprapen.

Ik ben toen aan de slag gegaan in een financieel/administratieve functie bij een ontmoetingscentrum waar ook vaak grote bijeenkomsten waren. Denk hierbij aan uitvaarten en bruiloften, maar ook symposiums, vergaderingen en congressen. In deze functie gaf ik ook (technische) ondersteuning tijdens bijeenkomsten. Na dit een aantal jaren gedaan te hebben besloot ik dat het tijd was voor een nieuwe carrière met ontwikkelingsmogelijkheden.

Mijn man werkt ook in de IT en heeft een lange tijd met veel plezier gewerkt bij Call2, nu onderdeel van Cegeka Nederland. Na de selectieprocedure succesvol doorlopen te hebben werd dit mijn eerste werkgever binnen de IT.  

De IT-branche heeft veel ontwikkelingsmogelijkheden en je hebt contact met verschillende mensen/functies. De vertaalslag leggen tussen de techniek en de gebruikers trekt mij hierin erg aan.

 

Hoe ervaar je als vrouw de IT-branche?

Er wordt zeker onderscheid gemaakt tussen man en vrouw en ik ervaar daarin ook positieve discriminatie. Wanneer je op gesprek gaat naar een intake dan heb je als vrouw zeker een streepje voor.

Ik heb slechts één keer een negatieve ervaring gehad die mij is bijgebleven. Dit was aan het begin van mijn IT-carrière op de Servicedesk. Een beller wilde hierbij niet door mij als vrouw geholpen worden. Hij wilde één van mijn mannelijke collega aan de lijn. Nu kan ik hier om lachen, maar op het moment zelf kwam er stoom uit mijn oren!

Heeft Covid-19 invloed op jullie organisatie?

Ja, Covid-19 heeft zeker invloed op onze organisatie. Je merkt dat de waarde van een goede IT-inrichting is gestegen met het thuiswerken. Organisaties investeren dan nu ook meer om dit op orde te krijgen. Je merkt ook dat het soort TOPdesk projecten zich nu voornamelijk richt op het in orde maken van het Selfserviceportal en werkplekreserveringen. Ook automatisering van achterliggende processen/acties staat bij veel organisaties op de agenda.

Hoe ziet je toekomst eruit?

In de toekomst wil ik mij graag meer gaan richten op het geven van trainingen vanuit Joost-IT (hopelijk kan dat snel weer live!). Dit kan bestaan uit het maken van ‘standaard’ trainingen over de veelgebruikte modules binnen TOPdesk, of trainingen ‘op maat’. Ook wil ik nog meer kennis opdoen van TOPdesk in combinatie met projectmatig werken.

 

Wat zou je willen veranderen in de IT-branche?

Ik zou graag meer flexibiliteit willen zien met betrekking tot partime werken in de IT, met als doel de sector populairder te maken voor vrouwen. Vanuit de traditionele gezinsrollen komt de zorg van een kind toch vaak aan op de moeder waardoor deze niet (meer) fulltime kan of wil werken. In sommige beroepssectoren is de ‘papadag’ zelfs nog een taboe, waar de ‘mamadag’ de gewoonste zaak van de wereld is.

Volgens cijfers van het CBS uit 2019 werkt maar liefst 77,4% van de ICT-ers 35 uur of meer. Hiermee komt onze geliefde beroepsklasse op de tweede plaats van het meeste aantal contracturen, alleen de beroepsklasse ‘Managers’ bevat meer voltijders.

Uit een ander onderzoek van het CBS uit 2019 blijkt dat slechts 26,6% van de vrouwen 35 of meer uren per week maakt.

Als wij willen dat er meer vrouwen in de ICT gaan (en blijven) werken, dan zal hierin toch een meer flexibele houding aangenomen moeten worden. Door als werkgever ruimte te geven voor parttime werken open je de deur voor een grotere doelgroep.